Vos bouteilles sérigraphiées prennent six mois à arriver. Les prévisions se font à la main dans Excel, une fois par année. Une erreur veut dire une rupture de stock ou trop d'inventaire.
- Le système lit votre historique de ventes et propose une prévision par produit, par pays, sur 12 mois, que vous ajustez avec votre jugement.
- Il traduit ces ventes en bouteilles, bouchons et étiquettes à commander, en tenant compte de ce qui dort déjà dans les entrepôts Amazon et de ce qui est déjà commandé.
- Il vous donne une date : « commandez tel format avant telle date pour ne pas manquer au printemps ».
- Une alerte vous prévient trois mois d'avance quand un format s'en va vers une rupture.
Chaque mois, quelqu'un reconstruit le portrait financier dans Excel. Et les frais qu'Amazon prélève ne sont répartis nulle part : vous voyez vos ventes américaines, pas ce qu'il vous en reste.
- Le 5 de chaque mois, un rapport complet arrive par courriel à vous, à votre fille et à votre comptable, sans que personne le prépare.
- État des résultats, ventes par pays et par produit, dépenses par catégorie, rentabilité mois par mois.
- Chaque frais Amazon est rattaché au produit et au marché qui l'a généré : vous voyez enfin votre marge réelle par pays.
- Votre marque à vous et la marque privée sont comparées côte à côte : le chiffre qui guide votre virage premium.
- Les dollars canadiens, américains et les euros sont ramenés ensemble, correctement.
Vos équipes entrent leur temps par tâche et par érablière. L'information existe, mais il faut tout compiler à la main pour en sortir une statistique.
- On connecte votre application de paie au système : les heures par érablière, par tâche et par employé sortent toutes seules.
- Les coûts de machinerie et les dépenses de chaque site s'ajoutent, pour donner le coût complet de chaque érablière.
- Le calcul descend jusqu'au coût de revient par litre et par bouteille : la base de toute décision de prix.
- La refacturation mensuelle aux trois entreprises liées se génère au lieu de se compiler.
Chaque facture demande environ trois minutes de saisie. Et quand un gars prend trois barils d'huile au garage, la comptabilité, qui n'est pas sur place, approuve sans pouvoir vérifier la quantité.
- Les factures arrivent par courriel ou par une photo prise au téléphone, même les factures écrites à la main.
- Le système les lit, retrouve la dépense sur la carte ou le compte, et propose le bon classement dans Odoo.
- Pour les fournisseurs que vous choisissez, une personne à l'érablière confirme d'abord la quantité depuis son téléphone. La comptabilité approuve ensuite.
- Tout est archivé électroniquement, pour toujours. Plus de papier à conserver.
Une dizaine de formulaires par année, environ trois heures chacun. Certains programmes ouvrent à heure fixe et les fonds partent en moins d'une heure. Et chaque fois, les mêmes chiffres d'entreprise sont retranscrits.
- Le système garde une fiche d'entreprise toujours à jour : ventes, exportations par pays, employés, certifications.
- Vos réponses écrites des années passées sont conservées et réutilisables.
- Quand un programme ouvre, l'outil remplit ce qu'il peut et surligne ce qui reste à écrire. Une personne révise et envoie.
Le système contiendra vos chiffres de ventes, vos coûts, vos salaires, vos fournisseurs et vos registres de conformité. Autrement dit, l'essentiel de votre entreprise au même endroit. Ce n'est pas une option qu'on vous vend : c'est notre responsabilité, et c'est compris dans le mandat.
- Chaque personne voit uniquement ce qui la concerne. La comptabilité n'a pas les registres de qualité, un chef d'équipe n'a pas les salaires, et les entreprises liées ne voient que leurs propres chiffres.
- Connexion chiffrée de bout en bout, et données chiffrées sur le serveur. Même quelqu'un qui aurait accès au disque n'y lirait rien.
- Accès par mot de passe fort avec double authentification pour les comptes administrateurs, dont le vôtre et celui de votre fille.
- Copies de sauvegarde automatiques et quotidiennes, conservées à un autre endroit que le serveur principal, avec restauration testée. Un incident ne vous fait pas perdre votre historique.
- Journal permanent de qui a fait quoi et quand. Rien ne s'efface sans laisser de trace : c'est aussi ce qu'exigent vos certifications lors d'un audit.
- Accès en lecture seule à votre Odoo. Le système lit vos données comptables, il n'a jamais le droit de les effacer ou de les modifier sans passer par une approbation.
- Surveillance continue et correctifs de sécurité appliqués chaque mois, avant que les failles connues deviennent un problème.
- Vos données restent les vôtres. Elles ne sont ni revendues, ni partagées, ni utilisées ailleurs. Vous pouvez les exporter en tout temps.
Environ 24 heures par semaine à remplir des registres Excel : températures, brix, lavages, vérifications de bâtiment, doubles signatures. Un oubli se découvre trop tard, et l'audit annuel demande une reconstitution.
- Vos registres Excel deviennent des formulaires guidés sur tablette ou téléphone : mêmes étapes, même ordre, juste plus simple.
- Le système sait ce qui doit être fait et quand : une tâche oubliée passe au rouge avant l'échéance, pas après.
- Une mesure hors norme déclenche une alerte immédiate. La double signature reste telle quelle.
- Ça fonctionne même sans réseau à l'érablière : tout se synchronise au retour du signal.
- Le rapport d'audit se génère en un clic, avec l'historique complet et les signatures.
Les outils de gestion de tâches finissent abandonnés parce qu'il faut les remplir à la main. Ici, les tâches naissent de ce qui se passe déjà dans le système : une facture à approuver, une vérification en retard, une commande de bouteilles à passer, un programme de subvention qui ouvre. Chacun voit les siennes, avec l'échéance, et elles se ferment toutes seules quand le travail est fait.
Une fois vos données rassemblées, vous et votre fille pourrez poser vos questions en langage courant : « comment se compare septembre à l'an passé ? », « qu'est-ce que je commande pour le printemps ? », « quelle érablière m'a coûté le plus cher cette année ? ».
Une règle non négociable : les calculs sont toujours faits par le système, jamais par l'intelligence artificielle. Le même chiffre, chaque fois. L'assistant cherche, explique et suggère. Il n'invente pas.
Chaque lot d'embouteillage est relié à sa cuvée d'origine, à ses mesures de qualité et à sa destination : entrepôt Amazon, distributeur, commande. En cas de problème sur un lot, vous identifiez en quelques minutes ce qui est touché et où il se trouve, au lieu de reconstituer pendant des jours. C'est aussi une exigence de vos certifications, satisfaite par le système lui-même.
Pendant la saison : les volumes d'eau et de sirop par site, le rendement, la répartition des catégories, comparés aux années passées. Hors saison : une projection de récolte qui alimente directement vos prévisions de ventes. Parce que planifier les bouteilles sans savoir combien de sirop s'en vient, c'est la moitié du portrait.
Les heures de machinerie sont déjà saisies dans vos feuilles de temps. Le système les cumule par équipement et vous rappelle l'entretien avant le bris, pas pendant la saison, quand un arrêt coûte le plus cher.
Un accès en lecture pour chacune des trois entreprises liées : leurs livraisons d'eau, les travaux faits sur leurs érablières, leur relevé de refacturation. Les questions se répondent d'elles-mêmes, et la refacturation cesse d'être un sujet de discussion mensuel.
Tous vos documents à échéance au même endroit (certifications, dates d'audit, assurances, ouvertures de programmes), avec une alerte à l'avance, au délai que vous choisissez. Plus aucune date ne repose sur la mémoire de quelqu'un.
Un projet de numérisation comme celui-ci correspond directement aux programmes de soutien à l'innovation et à la transformation numérique. FMP Management offre maintenant, avec un partenaire spécialisé, un service de recherche de subventions qui prend en charge la recherche, le montage et le dépôt des demandes.
La recherche ne se limite pas au volet numérique : exportation, équipement, main-d'œuvre, transformation alimentaire et développement régional sont aussi couverts.